24.08.2021 | ITK Rheinland: DMS-Einführung sorgt für transparente Arbeitskultur

Intelligent und durchgängig digital

Als kommunaler IT-Dienstleister weiß die ITK Rheinland, dass es bei der Verwaltungsdigitalisierung sowohl intern als auch extern darauf ankommt, durchgängig digitale Prozesse einzuführen. Ein wichtiger Baustein für die durchgängige Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen ist das Dokumentenmanagementsystem (DMS). Es dient über alle Ämter und Aufgaben hinweg als Plattform für eine ganzheitliche e-Aktenführung und stellt die verwaltungsweite Kommunikation über Workflows sicher. So können Aufgaben und Akten komfortabel innerhalb der Verwaltung im Rahmen einer Rechteverwaltung übermittelt werden. Der Einsatz eines DMS unterstützt die Kommunen im Verbandsgebiet zudem bei der revisionssicheren  Ablage von Dokumenten gemäß der gesetzlichen Vorgaben.
Die ITK Rheinland betreut seit 2017 ihre kommunalen Verbandsmitglieder bei der Einführung des DMS. Verbandsintern haben sich die Mitglieder seinerzeit auf d.3 der d.velop AG geeinigt. Die ExpertInnen der ITK Rheinland haben vor fünf Jahren in den Mitgliedskommunen Düsseldorf, Mönchengladbach, Meerbusch und Kaarst mit der Einführung begonnen und begleiten die Kommunen kontinuierlich weiter. Zu Beginn stand in den ersten Einführungsprojekten der e-Akte in den vier Kommunen vor allem das Erstellen eines digitalen Aktenplans parallel zum Rollout der Sachakte im Fokus. Mittlerweile betreut die ITK Rheinland 10 Verbandmitglieder sowie einige stadteigene Gesellschaften. Während der ersten fünf Jahre DMS-Einführung haben die ExpertInnen der ITK Rheinland ihre Expertise kontinuierlich erweitern, neue Schnittstellen umsetzen und Fachverfahren anbinden können. Das Aufgabenspektrum wurde dabei immer umfangreicher: Zur technischen Umsetzung in Form von Systemarbeiten, Programmierung und Administration gehören auch beratende Tätigkeiten, die Übernahme von Projektleitungen, Dozententätigkeiten, Angebotsanforderung und Aufwandskalkulation. Darüber hinaus gilt es, die rechtlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Hier gibt es eine Fülle von Vorschriften, die in die Projektumsetzungen einfließen, wie zum Beispiel beim ersetzenden Scannen.
Verwaltungsintern ändern sich die Workflows
„Die DMS-Einführung ist ein langfristiges und umfangreiches Projekt, das sorgfältig geplant sein sollte, schließlich bringt sie für die Verwaltungen hausintern zahlreiche prozessbedingte Veränderungen auf Arbeitsebene mit sich”, berichtet Sabine Rosen, Projektleiterin bei der ITK Rheinland. Viele Kommunen bilden daher eigene Projektteams, erarbeiten interdisziplinäre Prozesse, erstellen Schulungs- und Qualifizierungskonzepte für die Mitarbeitenden, erarbeiten Support- und Servicekonzepte und vieles mehr.

Ein anschauliches Beispiel für die weitreichenden, organisatorischen Veränderungen ist die digitale Poststelle. Poststücke, die bisher analog sortiert und per PostfahrerIn verteilt wurden, werden nun in der zentralen Poststelle mit einer digitalen Signatur versehen, über Scanstrecken digitalisiert und anschließend über das d.3-Postverteilungsmodul den jeweiligen Fachämtern  zugeleitet. Diese  Prozessoptimierung verändert eine ganze Abteilung: Für einige Aufgaben entsteht neuer Personalbedarf, andere Aufgaben können wegfallen. Perspektivisch führt dies – wie bei anderen Digitalisierungsprozessen auch – zu Personaleinsparungen.
Mobiles Arbeiten künftig auch mit eAkten
Die ExpertInnen der ITK Rheinland planen künftig, das mobile Arbeiten mit e-Akten zu ermöglichen. Als Grundlage baut das DMS-Team eine komplette mobile Infrastruktur unter Einhaltung aller erforderlichen IT-Sicherheitsanforderungen auf. Den daraus entstehenden, zusätzlichen technischen Aufwand und den weiteren Aufbau von Know-How bezieht das Team dabei in die Planungen mit den Verbandskommunen ein.
Ein großer Baustein des DMS ist die Anbindung von Fachverfahren, die je nach Tiefe der Integration und etwaiger, schon vorhandener Standardschnittstellen zwischen einem halben Jahr und 2 Jahren für die Konzeptionierung und die Umsetzung in Anspruch nehmen kann.
Auch die Integration von Onlineanträgen gehört zum Aufgabenspektrum des DMS. Metadaten und Dokumente, die online bei der Verwaltung eingehen, müssen  – sofern kein Fachverfahren vorhanden sein sollte – in das DMS übernommen und dort bearbeitet werden.
Den Wandel begleiten
Nach 5 Jahren gilt als Zwischenfazit: Die DMS-Einführung ist ein langfristiges und komplexes Projekt, das alle Kommunen auf dem Weg in die Verwaltungsdigitalisierung betrifft und jede Menge Learnings bietet. Zu den relevantesten Faktoren, die zum Erfolg eines so großen Projektes beitragen, gehören Transparenz und die Mitnahme aller Mitarbeitenden. Die großen Veränderungen an fast jedem Arbeitsplatz führen nur dann zu Akzeptanz und Annahme, wenn den Mitarbeitenden der entstehende Mehrwert vermittelt werden kann. Dies gelingt am besten durch ein gutes Schulungskonzept sowie eine kontinuierliche Betreuung und Unterstützung. (Foto: doomu/shutterstock.com)