15.02.2021 | AKDB: Software-Roboter in der Kommunalverwaltung

Ein nützlicher Gehilfe

Bei repetitiven Aufgaben verspricht Robotic Process Automation (RPA) Entlastung für Behördenmitarbeiter und eine schnellere Bearbeitung von Bürgeranfragen, teilt die AKDB mit.
Ein Software-Roboter filtert aus einer Excel-Liste eines Gesundheitsamts alle Personen mit negativem Corona-Testergebnis heraus und informiert diese per elektronischer Nachricht. Das sei ein Szenario, das in einem Landkreis in Unterfranken bereits Realität ist. Ebenso bei der AKDB.
 „Wir benutzen RPA-Technologie derzeit beim IT-Monitoring”, so Manfred Neidel, Senior Berater bei der Stabsstelle Digitalisierung der AKDB. „Ein Software-Roboter wählt sich automatisch und in regelmäßigen Abständen mit Nutzerdaten auf eine Website ein und stellt fest, ob diese Seite auch interaktiv ist, also ‚funktioniert’. Ist dies nicht der Fall, wird eine unmittelbare Benachrichtigung an den Administrator ausgelöst, dass die Seite ‚down’ ist.” Im kommunalen Alltag seien viele Einsatzmöglichkeiten denkbar. „Aktuell prüfen wir eben diese Einsatzmöglichkeiten direkt in der Kommunalverwaltung. Herzstück ist dort meist das Dokumenten-Management-System, an dem eine RPA-Lösung andocken und schnell erweiterte Workflows durchführen kann.”
Nach demselben Prinzip arbeiten Chatbots. Wenn Bürgeranfragen etwa per Mail zentral in eine Kommune eingehen, könne ein Software-Roboter diese sortieren und an die jeweiligen Fachbereiche weiterleiten.

Der Gedanke dahinter sei einleuchtend: Alles was ein Mensch auslesen und befüllen kann, kann ein Software-Roboter auch. Er kann Daten extrahieren, Formulare ausfüllen, Daten strukturieren, automatische Antworten schreiben, Berechnungen durchführen, E-Mail-Anhänge verarbeiten, sich in Systeme einloggen und Vieles mehr. Vorausgesetzt man programmiert ihn entsprechend. Und definiert die Arbeitsprozesse detailliert.
Die Arbeitsagentur, die Deutsche Rentenversicherung: Viele Bundesbehörden nutzen bereits Robotic Process Automation. In Kommunen ist die Technologie noch nicht so häufig anzutreffen. Aber das Potenzial ist enorm: „Kommunen hätten große Vorteile davon: Entlastung der Mitarbeiter, Reduzierung von fehlerhaften Eingaben und Zeitgewinn fallen mir als Erstes ein”, erklärt Neidel. „Wenige nutzen diese Möglichkeit. Das mag daran liegen, dass ihnen vertrauenswürdige Anbieter nicht bekannt sind. Aber es liegt auch daran, dass das Programmieren eines Software-Roboters eine exakte Definition der Arbeitsprozesse voraussetzt. Erst dann kann man entscheiden, welche Aufgaben der Software-Roboter übernimmt. Genau darin unterstützt unser AKDB-Beratungs-Team Kommunen.”

Weitere Informationen:hier.